Dire récapitulatif Note de synthèse et honoraires

17 septembre, 2008  |  ateliers

Le septième atelier-débat  a pour thème :

 » Dire récapitulatif. Note de synthèse et honoraires.  »

Cet atelier-débat se tiendra le :

MERCREDI 17 SEPTEMBRE 2008 à 17H00

à la

FNB

10 rue du Débarcadère

75017 PARIS

Intervenez sur le forum illico.

Le site Internet de la Compagnie

20 février, 2008  |  ateliers

Le sixième atelier-débat a pour thème :

 » Le site internet de la Compagnie  »

Les débats se tiendront le :

MERCREDI 20 février 2008 de 17H00 à 19H00

à la Maison NICOLAS BARRE

83 rue de Sèvres

75006 PARIS

tél: 01 45 48 25 48

Au cours de l’atelier-débat un ordinateur sera connecté au site « ceacap ».

Un rétroprojecteur permettra de visualiser le site sur grand écran.

Première intervention par Patrick JEANDOT

Premier temps :

Présentation générale du site internet de la Compagnie

Les premiers objectifs

  • refonte et modernisation de l’ancien site
  • mise en valeur de la compagnie

Présentation de l’arborescence du site

Présentation spécifique de chacune des rubriques

Définition de l’objet de chaque rubrique

Remarques des experts architectes sur le site actuel

Deuxième temps :

Devenir et développement du site

Définition des enjeux et des objectifs à atteindre

Quels projets pour le site ?

Les modifications programmées

  • développement de l’outil de communication entre experts architectes (forum)
  • amélioration de l’outil de formation continue
  • transformation en un site wiki

Observations et remarques des membres de la compagnie sur les modifications souhaitées, les enrichissements attendus.

Deuxième intervention par Fabrice VICTOR

L’ exemple pratique d’un outil informatique mis à la disposition des expert via le site.

Cet outil informatique est destiné à l’amélioration de la qualité des opérations des expertises, tout en restant adaptable à l’organisation propre de chaque expert.

Principe – Vue générale

Visualiser à l’écran l’intégralité des expertises actualisées à chaque ouverture du dossier de façon automatique. Cette vue générale répartie sur 3 tableaux, renseigne sur le délai restant avant le dépôt du rapport, rappel les dates de réunions aux expertises prévus, le coût engagé d’une expertise et alerte en cas de dépassement du montant consigné. Un planning général de superposition des expertises est également disponible.

Cette application à été développée dans l’optique d’être adaptable à l’utilisation que chaque expert et son équipe en requiert, et est évolutive face aux exigences des tribunaux, actuelles et à venir. Il en existe aujourd’hui deux versions, l’une purement événementielle (alertes dates), et une seconde regroupant à la fois l’événementiel et la partie financière.

L’outil – Vue par Affaire

Organiser une chronologie de l’affaire et afficher des rappels sur des évènements choisis par l’expert, intégrer le coût financier de chaque tâche réalisée.

D’utilisation simple, la saisie sous Excel dans des cellules appropriées de dates, commentaires, nombre d’heures/unités et montants tarifaires permet l’automatisation des tâches récurrentes.

La personnalisation de l’application aboutit à des documents financiers imprimables propres à chaque expert. L’optimisation des missions et l’estimation prévisionnelle du coût de l’expertise peuvent ainsi être mieux appréhendées.

Rappel d’utilisation

  • Création automatique d’une « Fiche Affaire » sur la Base d’un modèle personnalisable.
  • La saisie des « Dates Événements » se réalise dans deux colonnes distinctes, l’une pour la description, l’autre pour la date elle-même qui sont ensuite rappelées au tableau générale.
  • L’aspect financier est de saisie simplifiée, les tarifs sont personnalisables, l’expert saisis les montants consignés, le nombre d’heures effectuées pour chaque étape de l’affaire, le coût final est automatiquement calculé et les demandes types pré rédigées sont complétées.
  • Mise à jour automatique des fiches des affaires à l’ouverture du dossier.
  • Archivage de la fiche affaire une fois la mission terminée.

Troisième intervention par Danièle COLIN

Présentation des possibilités offertes par un site wiki

Réponses aux questions des experts sur le maniement du site et du forum

Exercices pratiques au maniement du site et du forum

Intervenez sur le forum illico.

Les incidents en expertise

14 février, 2007  |  ateliers

Le cinquième atelier-débat  a pour thème :

 » Les incidents en expertise  »

Chacun de nous a pu rencontrer des difficultés, soit avec des magistrats, soit avec des avocats, soit par des oublis répétés ou un manque d’information.

Ces «  incidents » sont souvent répétitifs.

Afin d’éviter aux autres de tomber dans des pièges souvent coûteux, faites part de vos expériences et nous tenterons d’en tirer des leçons et, pourquoi pas un répertoire des ficelles de nos amis avocats.

Intervenez sur le forum illico.

Robert LEGRA

L’organisation du cabinet de l’expert

13 décembre, 2006  |  ateliers

Le quatrième atelier-débat  a pour thème :

 » L’organisation du cabinet de l’expert  »

Comme chacun le sait l’expert confirmé est parfaitement organisé, il se doit donc de faire profiter de son expérience les nouveaux arrivés.

Au cours de cet atelier nous aborderons les phases successives de la mission et la mise en place des lettres types, dispositifs d’alerte, tableaux et toutes ficelles permettant de gagner du temps et d’éviter les oublis.

Didier FAURY président de la compagnie des experts comptables et commissaires aux comptes interviendra pour parler de la gestion du cabinet, les frais de gestion, etc…

Fabrice VICTOR présentera son logiciel reliant toutes les opérations courantes de la mission de l’expert.

Poser vos questions sur le forum illico.

Robert LEGRAS

Présentation d’un événementiel de suivi des expertises destiné à une gestion optimisée des coûts et délais des opérations.

Dans le cadre de la formation qualité ISO 9001 le groupe ISO 3, comme les équipes précédentes, a synthétisé les priorités au bon déroulement de la mission de l’expert en fonction des processus établis.

J’ai donc élaboré une solution informatique qui analyse des fichiers saisis sous Excel et permet de visualiser au jour le jour les actions prioritaires de chaque expertise selon des critères choisis.

De cette manière des seuils d’alertes sont affichés sur deux tableaux différenciant les délais et les coûts pour chaque expertise.

Les alertes sur les actions à venir et en retards sont paramétrables.

L’aspect financier, permet de visualiser les coûts de chaque expertise en fonction des alertes de dépassement de consignation, par évaluation financière des actions faites. Par cet automatisme, une feuille de calcul pour une demande de consignation supplémentaire se constitue (sur la base du modèle du TGI de PARIS).

De la même manière la demande de rémunération de l’expertise est automatiquement complétée au dépôt du rapport (sur la base du modèle du TGI de PARIS).

Il est aussi constitué un planning sur 24 mois affichant la durée de chaque expertise en cours par rapport au mois en vigueur.

Conformément au souhait des tribunaux, il est possible avec cet outil, d’établir un prévisionnel  précis des frais et coût  par expertise au fur et à mesure de l’avancement de la mission.

Fabrice VICTOR

Le Rapport

22 septembre, 2006  |  ateliers

Le troisième atelier-débat  ayant pour thème :

 » Le rapport  »

avec la participation de magistrats du TGI de BOBIGNY

s’est tenu le :

VENDREDI 22 SEPTEMBRE 2006 à 14H00

au TGI de BOBIGNY – Salle 560

173 avenue Paul Vaillant Couturier

93000 BOBIGNY

Consulter ci-dessous les textes de Robert LEGRAS, de Jacques LOEB, de Mme SIXDENIER et le compte-rendu de Jean-Marie BOURGOUIN :

REFLEXIONS de Robert LEGRAS :

Avant – pendant – après.

 

La rédaction du rapport fait l’objet d’une exégèse entamée et jamais close depuis des années, voire des siècles dans tous les colloques.

 

Le TOC, ( P.M : trouble obsessionnel compulsif ) qui caractérise notre compagnie dans sa recherche de la perfection la conduit à dépasser, sans les négliger les obligations du NCPC maintes fois répétées : refus motivé de la mission, délai, coût, etc.

Ces exigences pour fondamentales qu’elles soient, sont parfois détournées par d’autres, volontaires ou non : présentation médiocre, rapport illisible ou inexploitable, mauvaise rédaction, hypocrisie dans la rédaction, désir de ne déplaire à personne, etc.

 

Le silence des magistrats sur la qualité de nos rapports entretient nos mauvaises habitudes et nous souhaitons que cet échange ouvre la porte à une critique constructive de notre travail

 

Lors du dernier colloque de la FNCEJ  Monsieur COMTE-SPONVILLE le philosophe attitré de la fédération ne nous a accordé que le titre de « réducteur d’incertitude » en nous refusant celui de « détendeur de la vérité scientifique » si chère à de nombreux confrères, ce qui confirme bien nos faiblesses.

 

 

AVANT.

Quel est le moment opportun pour déposer le rapport ?

Probablement le délai fixé par la mission et retardé par les circonstances après accord du Tribunal, mais la subtilité de certains avocats pour repousser ce dépôt est sans limites, soit en sollicitant des reports de dernière minute, soit en attendant l’ultime dire de l’adversaire pour diffuser le sien, soit en protestant auprès du contrôle de la mauvaise volonté de l’expert, etc…

Ce dernier qui n’a pas obtenu toutes les pièces requises, en particulier les devis contradictoires ne peut formuler son avis de manière satisfaisante.

De plus certaines affaires imposent des cas de conscience difficiles où une rédaction maladroite ou volontairement floue peut entraîner des conséquences catastrophiques pour l’une des parties.

Quelle part d’autorité nous est accordée sur ce point, sans léser les parties pouvons-nous en conscience déposer un rapport que nous sentons mal instruit ?

 

PENDANT.

Les conditions préalables étant satisfaites ou non, le rapport doit être rédigé avec conscience, compétence technique, sérénité, objectivité, soin dans la rédaction, clarté, économie, etc…

Il n’est pas de qualités suffisantes exigées de l’expert, peut-être quelques cas uniques ont-ils été rencontrés mais aucun cas de béatification n’ a été signalé.

 

Parmi les failles de nos expertises les magistrats se plaignent essentiellement de l’impossible exploitation de trop nombreux rapports du fait d’une rédaction bâclée écrite en mauvais français, d’un langage trop technique et incompréhensible pour les non initiés, et surtout sans substance.

 

Une des premières difficultés réside dans le plan du rapport, nous savons que la rédaction des missions n’est pas toujours très adaptée aux situations rencontrées et que celles-ci peuvent évoluer.

Le plan du rapport est donc primordial pour la clarté de la lecture. Deux théories s’affrontent habituellement :

 

  • Réponse à la mission, point par point.
  • Plan en fonction du litige et réponse à la mission en résumé, à la fin du rapport.

La réponse nécessite parfois pour la clarté de l’exposé un historique des sinistres, un état de la pathologie locale des immeubles ou du terrain et un enchaînement du raisonnement qui n’entre pas forcément dans le plan de la mission du Tribunal.

 

Le schéma proposé par la compagnie et retenu par les équipes, certifiées ou en cours de certification, résume quels sont les thèmes à aborder, sans que ce soit un plan imposé. L’avis des magistrats nous serait précieux sur ce point.

 

Dans un domaine plus profond l’expert estime parfois nécessaire d’informer le magistrat sur le climat particulier rencontré : agressif, brutal ou dilatoire.

L’avocat ou la partie qui provoquent ces dérapages dénoncés dans le rapport ne manqueront pas alors de taxer l’expert de partialité ou de l’accuser de dire le droit.

 

Cet aspect du rapport appelle également une réponse.

 

Les pièces jointes au rapport font souvent l’objet de photocopies coûteuses, certains experts joignent toutes les pièces des parties, d’autres ne joignent que celles estimées utiles.

 

Quel est l’avis des magistrats sur ce point ?

 

Autre question récurrente l’avis sur les responsabilités. L’expert ne se prononce pas directement mais il doit par des méandres sémantiques faire comprendre au magistrat que telle partie est responsable, sans que le mot soit écrit.

 

La réponse est particulièrement ardue lorsqu’il s’agit d’avancer des pourcentages de responsabilité. Faut-il donner cette information ou la refuser ?

 

 

APRES.

L’ordonnance de taxe clôt la mission et, si l’expert a pris soin de solliciter des provisions complémentaires, son règlement ne pose pas de problème.

Cette situation idéale n’est malheureusement pas la règle générale et l’expert accumule les impayés, les sommes étant souvent trop faibles pour recourir aux services d’un huissier. Il nous appartient sur ce point d’être vigilant sur les appels de provision complémentaires…..

 

……Mais notre souhait le plus pressant est l’appel à la critique du magistrat lorsqu’un rapport pose plus des questions qu’il en résout, soit sous la forme d’une notation soit par un appel téléphonique ou un écrit qui nous permettent de corriger nos mauvaises habitudes et de nous améliorer.

 

 

Robert LEGRAS

INTERVENTION de Jacques LOEB:

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Notes prises au cours de l’atelier-débat

Compte rendu de la réunion du 22 octobre 2006, au TGI de Bobigny, en présence de Monsieur F.J. PANSIER président du contrôle des expertises, Madame G. SIXDENIER et Monsieur PEREZ, magistrats de la sixième chambre.

par Jean-Marie Bourgouin

Rappel par Robert LEGRAS du thème de l’Atelier:

Les conditions matérielles du rapport; les limites entre l’avis technique et l’exposé aux magistrats des difficultés rencontrées, le langage technique, le plan du rapport, la logique de l’exposé.

Rappel des documents préparatoires de l’Atelier Débat, notamment la note diffusée sur le site CEACAP et l’exposé de J. LOEB, expert comptable au Centre de Formation des Experts près la Cour d’Appel de Lyon en date du 11/09/2006.

Intervention de Patrick JEANDOT:

Exposé de trois expériences vécues où le vocabulaire ou des erreurs d’interprétation peuvent être à l’origine de jugements faussés.

Rappel sur l’essence du rapport: celui-ci doit être crédible et considéré comme une équation à résoudre: (la démonstration compte plus que la solution). Il doit y avoir une maîtrise du raisonnement et que celui-ci puisse être vérifié par le Juge autant que par les parties.

Nécessité de rigueur scientifique, avec clarté et concision étayée par les pièces annexes.

Madame SIXDENIER rappelle qu’il existe de nombreux rapports non exploitables.

  • Le langage technique est souvent incompréhensible. (intervention de M. PEREZ)
  • La démonstration de l’expert n’est pas claire et ne permet pas de répondre à l’argumentaire de l’expert.
  • L’examen des devis est seulement survolé, il est nécessaire de les commenter avec précision et de ne pas se contenter de les approuver.
  • L’origine et la réparation de chaque désordre ne sont pas analysées de manière précise.
  • La liste des désordres déborde parfois ceux cités dans l’assignation.
  • La réponse aux responsabilités est une proposition d’imputabilité avec une éventuelle répartition au pourcentage.

Débat.

Le plan type du rapport tel que diffusé par le CEACAP n’est une obligation mais un cadre satisfaisant; il est nécessaire :

  • D’apporter une réponse précise sur l’origine des désordres
  • De préciser pour chaque désordre l’origine, la façon de le traiter et de proposer  un commentaire sur la répartition des responsabilités
  • De porter un regard critique sur les devis et de les analyser précisément par rapport aux désordres
  • De ne pas évoquer les réclamations qui ne figurent pas dans l’assignation
  • Les réunions doivent être suffisamment nombreuses pour que le rapport ne soit pas contestable

Il faut songer que toute imprécision provoque une perte de temps pour le lecteur, les pièces utiles à la démonstration, jointes en annexe doivent être référencées dans le corps du rapport. Il est inutile de joindre toutes les pièces communiquées, mais elles doivent être listées.

Il faut insister auprès des avocats pour obtenir un dire récapitulatif avec la synthèse des derniers points

De son côté l’expert doit diffuser une note de synthèse qui permet aux parties de faire connaître leurs dernières observations éventuelles

L’accord sur une ordonnance commune doit être dûment motivé, en cas de désaccord ou si une demande est visiblement destinée à repousser le dépôt du rapport, l’expert donne son avis sur le caractère éventuellement tardif de la demande en indiquant le délai et le coût complémentaireau contrôle des expertises.

Monsieur PANSIER prévoit systématiquement une consignation complémentaire de 2 000.00 € pour toute nouvelle partie appelée à la cause.

Il est rappelé que dans le domaine de la construction, environ 80% des rapports en référé ne font pas l’objet d’une procédure «en ouverture de rapport» et d’un jugement au fond de l’affaire.

Le rapport original transmis au Greffe est classé «en régie» après taxation. Lorsqu’une affaire est appelée au fond le Magistrat ne dispose que d’une copie du rapport et de ses annexes remis par l’avocat du demandeur.

Il est donc important que le rapport et ses annexes forment un tout cohérent, l’usage des photographies doit être limité et leur commentaire précis, sachant que les magistrats ne disposeront que de photocopies en noir et blanc de qualité médiocre.

Plusieurs confrères évoquent la difficulté rencontrée lorsque la mission comporte la phrase «faire les comptes entre les parties» sur laquelle se basent certains avocats pour demander une analyse complète des comptes d’un chantier (honoraires, sous-traitant, etc…) à l’occasion de l’examen d’un désordre technique simple: cela peut conduire à l’examen comptable d’un ensemble de devis et de marchés hors de proportion avec l’examen technique du litige; il est souhaité que cet élément de mission soit clairement défini.

Rapport en l’état: après demande de l’expert, le Juge peut autoriser un dépôt «en l’état des investigations» accompagné de la totalité des notes aux parties. Toutefois certains tribunaux, même en cas de non consignation complémentaire, exigent souvent une réponse à la mission, ce qui correspond à un travail important sans garantie de rémunération!

Réflexions suite à l’atelier-débat

Par Mme SIXDENIER – Présidente de la 6ème Chambre du TGI de BOBIGNY
Je vous remercie du débat organisé au mois d’octobre dernier.

Afin de vous soutenir dans votre étude et pour parvenir à une collaboration plus étroite entre magistrats et experts, je viens vous soumettre les points qui pourraient être améliorés et que nous relevons le plus fréquemment sur la Chambre de la Construction :

– le coût (parfois estimé trop onéreux) ce point doit pouvoir être amélioré avec les nouvelles obligations de l’expert,

– le manque de justificatif pour certains frais appelés « frais divers »,

– l’absence de critique des devis notamment au plan des embellissements et réparations,

– l’absence de réponse (ex : imputabilité des désordres aux propriétaires successifs ou encore sur les causes des désordres,…)

Il peut aussi arriver que le rapport soit difficile à exploiter dans sa présentation et du fait du vocabulaire employé.

Les conseils évoquent parfois le « parti pris » d’un expert ou le caractère plus que succinct de son étude.

Il peut sembler judicieux de fixer dés le premier rendez-vous, le nombre de visites que l’expert envisage sur place ?

Voici quelques pistes de réflexion pour vos travaux ; je suis d’accord pour qu’une nouvelle réunion intervienne dans quelques mois ; je vous précise qu’il vous est possible d’assister à une audience de plaidoirie pour juger de la façon dont les parties utilisent les rapports.

 

 

La conduite de la réunion d’expertise

20 mai, 2006  |  ateliers

Le deuxième atelier-débat  ayant pour thème :

 » La conduite de la réunion d’expertise  »

avec la participation de Me DELHAIE – COTTAVE

s’est tenu le :

MERCREDI 17 mai 2006 de 17H00 à 19H00

au CENTRE DE RENCONTRES ROQUETTE

47 rue de la Roquette

75011 PARIS

tél: 01 40 21 49 36

Les thêmes abordés ont été les suivants:

– Les attentes des avocats et des parties.

– Leur état psychologique.

– Celui de l’expert – se prend-il pour un juge?

– Le comportement de l’expert – autorité? humilité?

– L’écoute des parties.

– Le langage de l’expert – technique? trivial? didactique?

– La réunion, ordre du jour.

– La note aux parties – simple? détaillée? son contenu?

– L’état des opérations – tableau des dépenses, pièces reçues.

Le référé préventif

22 mars, 2006  |  ateliers

Premier atelier-débat  ayant pour thème : Le Référé « dit préventif »

 

Articles sur le sujet

Le référé préventif en matière de construction immobilière

par Me Michel PEISSE

17 octobre 1987

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